副業・ダブルワークのコンプライアンス管理｜情報漏洩・競業避止義務・懲戒リスクを防ぐ実務ガイド

前々回の記事では、ダブルワーク社員の雇用における「安全とコスト」の根幹に関わる課題、すなわち労働時間通算の管理と安全配慮義務の履行について解説しました。

前々回の記事は👉ダブルワークの従業員を雇うときの注意点｜労働時間・安全配慮を解説

そして、前回の記事では、社会保険・労働保険における複雑な手続き的リスクの回避策を詳細に確立してきました。

前回の記事は👉ダブルワーク社員の保険対応ガイド｜社会保険・雇用保険・労災の実務手順

これらの基礎的な労務・保険の管理体制が確立された今、次に企業が確立すべきは、組織の根幹に関わるコンプライアンスリスク管理です。

具体的には、情報の取り扱いと規律の維持に関するリスクへの対応です。

従業員が副業を持つことは、企業にとって新たな人材獲得の機会となりますが、同時に、以下の点で組織の根幹を揺るがしかねない重大なリスクを内包します。

• 情報漏洩のリスク
  • 従業員が本業で得た顧客情報、技術情報、ノウハウなどを、意図せずとも副業の場で使用したり、外部に流出させたりする可能性。
• 競合他社への利益供与
  • 副業先が自社と競合関係にある場合、従業員の活動が間接的に自社の利益を損なう、競業避止義務違反の状態を生み出す可能性。

これらのリスクは、単なる事務手続きのミスではなく、企業の競争力と信用に直接影響を及ぼします。

情報漏洩・競業避止義務違反を防ぐための実務対応とリスク管理

労務・保険管理の基礎が固まった後、企業が次に直面する課題は、従業員の副業活動が引き起こす組織の機密性と利益への脅威です。

特に「競業避止義務違反」と「機密情報漏洩」は、企業の競争力に直結するため、その予防が最も重要になります。

競業避止義務違反のリスク管理｜競合副業を防ぐための実務ポイント

競業避止義務違反とは、従業員が副業先で自社と競合する行為を行うことを指し、企業の直接的な利益侵害につながります。

これを未然に防ぐことが、企業担当者の重要な責務です。

定義｜在職中の競業制限の有効性

従業員は労働契約上の忠実義務を負うため、在職中の競業避止義務は、退職後の制限に比べて法的に認められやすい性質があります。

しかし、「法的に完全にOK」なわけではなく、企業が設けた制限が不当に広範である場合や、会社の利益を害する実質的な必要性がない場合は、無効と判断される可能性があります。

防止策（事前対応）｜義務の有効性を高めるための実務

トラブルを避け、設定した義務の有効性を高めるためには、以下の客観的かつ合理的な事前対応が必須です。

• 副業許可申請書での確認
  • 従業員に対し、副業先の業種、業務内容、勤務時間を詳細に申告させます。
  • これにより、企業は副業が競合にあたるか、過重労働につながらないかを客観的に審査できます。
• 許可の判断基準の明確化
  • どのような副業を「競合」と見なすのか、判断基準（例｜同業種、技術の転用可能性など）を就業規則や副業規程に明確に記載し、企業側の審査の合理性を担保します。

重要性｜企業の利益侵害の予防

競業避止義務違反は、企業の顧客、ノウハウ、市場シェアといった利益の根幹を直接的に侵害します。

企業は、「不当な制限ではない」という根拠を確立しつつ、事前の予防策を講じる必要があります。

機密情報漏洩の防止策｜副業社員の情報管理・セキュリティ対策

機密情報の漏洩は、副業の有無にかかわらず、労働契約上の忠実義務に違反する行為であり、当然に禁止され懲戒の対象となります。

しかし、従業員が副業で複数の組織の情報に触れる環境は、情報の境界線があいまいになる、ヒューマンエラーのリスクが高まるなど、漏洩のリスクを著しく増大させます。

企業はこの環境変化に対応するため、防止策を強化する必要があります。

防止策（技術的・制度的対応）

情報漏洩を防ぐためには、制度的な縛りだけでなく、技術的なアクセス制御も不可欠です。

• 秘密保持契約（NDA）の徹底
  • 正社員・契約社員にかかわらず、機密情報の定義と、漏洩時の責任について定めた秘密保持契約書または誓約書を必ず取り交わし、義務を明確化します。
• 業務システムへのアクセス権限の制限
  • 副業を行う従業員に対しては、業務上不必要な機密情報やデータベースへのアクセス権限を最小限に制限（職務権限に応じた最小権限の原則）します。
• 持ち出し禁止規定の明確化
  • 紙の資料、USBメモリ、クラウドサービスなど、あらゆる媒体での情報持ち出しに関する規定を就業規則に明確に記載します。

教育の徹底｜情報管理意識の醸成

制度や技術による規制に加え、従業員一人ひとりの意識を高めることが重要です。

• 定期的な情報セキュリティ研修
  • 情報漏洩の事例や副業先での情報の取り扱いに関する注意事項に特化した研修を定期的に実施し、情報の混在・誤用を防ぐよう、従業員の情報管理意識を高めます。
• 誓約書の更新
  • 副業開始時だけでなく、定期的に機密保持に関する誓約書を更新することで、義務の再認識を促します。

就業規則違反と懲戒リスク管理｜副業社員のコンプライアンス徹底法

ダブルワーク社員の規律を維持し、情報漏洩や競業といったリスクを予防するための最善の策は、懲戒に至らない管理体制を構築することです。

企業が懲戒権を有効に行使できる前提として、規則の周知徹底と透明性のある運用が不可欠です。

懲戒は最終手段｜副業社員の規則周知と予防の徹底

企業にとって、懲戒処分は時間、費用、そして法的リスクを伴う最終手段です。

そのため、労務管理における基本姿勢は、従業員が規則違反を犯さない環境を作ること、すなわち規則の存在と違反時の重大なリスクを十二分に理解させることにあります。

懲戒権を有効に行使する前提条件として、規則の存在と内容を従業員に周知させることは、法的要件の一つでもあります。

周知徹底なくして、有効な懲戒処分はあり得ません。

懲戒処分を有効にするための法的・手続き的注意点

懲戒処分が法的に有効であるか否かは、「懲戒権の濫用」にあたるかどうかが判断基準となります。

企業は、次の「三つの要件」を厳格に満たさなければなりません。

原則｜懲戒権の濫用となる三つの回避要件

労働契約法第15条により、以下の要件を満たさない懲戒処分は無効とされます。

1. 就業規則に根拠があること（手続き的要件）
   • 懲戒の種別と事由が、就業規則にあらかじめ明記され、従業員に周知されている必要があります。
   • 副業許可のプロセスなどで、規則の内容を確認させた記録を残すことが重要です。
2. 客観的に合理的な理由があること（実体的な理由）
   • 事実関係が明確で、従業員が行った行為が社会通念上許されないものであり、客観的な証拠に基づいていること。
3. 社会通念上の相当性があること（バランス）
   • 行為の性質、企業の事業への影響、従業員の反省度合いなどに基づき、その処分が重すぎないこと（懲戒は最終手段であるという前提に立つ）。

実務上の注意点｜弁明の機会の確保

懲戒を行う前に、企業担当者が必ず行うべき手続きがあります。

• 十分な事実調査の徹底
  • 伝聞や憶測ではなく、客観的な証拠に基づき、違反行為の事実を正確に確認します。
• 従業員への弁明の機会の確保
  • 処分決定前に、必ず従業員本人に対し、事実を告知し、反論や弁明をする機会を与えなければなりません。
  • これは適正な手続きの保障であり、懲戒の有効性を左右します。

就業規則で明確化｜副業社員の懲戒対象行為とルール周知

懲戒に至らない環境を作るため、就業規則において「何が禁止されているのか」、そして「違反した場合どうなるのか」を具体的かつ透明性をもって定める必要があります。

懲戒事由の整備｜副業リスクへの特化と周知の徹底

ダブルワーク社員特有のリスクを回避するため、以下の行為を懲戒事由として具体的に盛り込み、副業申請時などに内容を確認させることで、周知を徹底します。

• 虚偽の労働時間申告
  • 労働時間通算管理の根幹を崩す行為であり、安全配慮義務違反リスクを高める重大な事由。
• 無許可の副業
  • 会社にリスクを評価させず、秘密漏洩や過重労働のリスクを高める行為。
• 機密情報の漏洩
  • 企業の利益を直接害する行為。
• 競業行為
  • 会社の利益と相反する活動を行い、忠実義務に違反する行為。

罰則の透明性｜どの行為がどの処分にあたるか

懲戒処分の相当性を担保し、従業員にリスクの程度を理解させるため、罰則の基準を透明化し周知を徹底します。

懲戒の種類	適用される行為の例	周知の目的
戒告・譴責（軽い処分）	軽微な副業届出の遅延、軽微な労働時間申告の誤り。	「軽微な違反でも見過ごさない」姿勢を示す。
諭旨解雇・懲戒解雇（重い処分）	故意の機密情報漏洩、悪質な競業行為、重大な虚偽申告。	「重大な違反は企業の根幹を揺るがす」リスクを理解させる。

これらの基準を明確にすることで、懲戒を避けるための行動を従業員に促すことができます。

透明なコミュニケーションで信頼関係を維持｜副業社員のトラブル防止

これまでは、企業は懲戒リスクを回避するための就業規則の整備と周知徹底という「規律」の土台を築きました。

しかし、厳格な規則だけでは従業員の萎縮を招きかねません。

ダブルワーク社員を最大限に活かすには、「規律」と「信頼」を両立させ、トラブルを未然に防ぐための対話の仕組みが不可欠です。

副業社員向け相談窓口の設置｜透明性でトラブルを未然に防ぐ

トラブルの多くは、従業員が「これで良いか分からない」というグレーゾーンの疑問を、会社に相談できずに抱え込んだまま行動に移してしまうことから発生します。

この「相談の壁」を取り除くことが、最大級の予防策となります。

目的｜トラブルの芽を摘む「事前相談機能」の確立

相談窓口の最大の目的は、懲戒処分や情報漏洩といった重大なトラブルが発生する「前に」、以下の疑問を従業員が安心して投げかけられる環境を提供することです。

• 「今考えている副業は、当社の競業避止義務に抵触するか？」
• 「労働時間の申告について、不明確な点がある」
• 「副業先で情報管理に不安があるが、誰に相談すればいいか？」

運用方法｜信頼を得るための三原則

相談窓口を単なる形式ではなく、機能させるためには、従業員からの信頼獲得が絶対条件です。

1. 担当者の明確化
   • 相談窓口担当者（人事、労務担当者、産業医など）を明確にし、従業員が「誰に話せばいいか」を迷わないようにします。
2. 守秘義務の徹底
   • 相談内容が業務評価や配置に影響しないことを保証し、守秘義務を徹底することを明言します。
3. 指導の原則
   • 相談があった場合、直ちに懲戒を連想させる指導をするのではなく、まずは事実確認と適切な労務・コンプライアンス上の指導を行うことに徹します。

指導優先で懲戒を回避｜副業リスク管理の初期対応

企業が懲戒権を有効に行使するためには、「相当性」が必要です。

「懲戒権の濫用」を避けるためにも、企業は軽微な違反に対しては段階的な指導を行う姿勢を示すべきです。

原則｜懲戒は最終手段、指導・注意を優先

• 懲戒は最終手段
  • 懲戒処分は、従業員のキャリアや生活に重大な影響を及ぼすため、改善の見込みがない、あるいは企業に重大な損害を与えた場合の最終的な対応として位置づけます。
• 指導・注意を通じた行動改善の促進
  • 軽微な規則違反に対しては、懲戒ではなく指導や注意を通じて従業員の行動改善を促すことが重要です。
  • これにより、従業員の反省と改善を促し、組織の規律を徐々に修正していくことができます。

対応事例｜軽微な規則違反に対する初期対応と記録

軽微な規則違反があった場合、企業が取るべき対応は、「記録を残すこと」と「指導の機会を与えること」です。

違反事例	初期対応（指導・注意）	記録の重要性
副業届出の遅延	口頭または文書（指導書）にて速やかに届出を行うよう注意。	指導文書の控えや、指導を行った日時と内容を記録に残します。
軽微な労働時間申告の誤り	申告の正確性と安全配慮義務の重要性を説明し、正しい申告方法を指導。	繰り返しの指導があった場合、後の懲戒処分における相当性を担保する証拠となります。

懲戒処分が有効とされるためには、「これまで企業が何度も指導・改善の機会を与えたにもかかわらず、従業員が応じなかった」という事実が必要となることが多いため、初期の注意・指導の記録こそが、企業のリスク回避における重要な証拠となります。

まとめ｜ダブルワーク社員のコンプライアンスリスクは予防と信頼で管理

ダブルワーク社員を雇用する企業が直面する規律・コンプライアンスのリスクとその回避策を網羅的に確認してきました。

情報漏洩や競業避止義務違反といったコンプライアンスリスクを乗り越え、企業の利益と規律を維持するために、企業担当者が最後に確立すべきは、以下の「両立の原則」です。

最終行動原則｜「予防」と「信頼」の両立によるリスクマネジメント

ダブルワーク社員の規律を維持し、企業の利益を守るための最終行動原則は、「予防のための明確な規則」と「信頼のための透明な対話」の二つの柱を両立させることにあります。

1. 予防のための明確な規則（規律の確立）

企業の第一の目的は、懲戒処分を必要としない環境を作り出すことです。

そのために、就業規則や副業規程には、競業行為や虚偽申告を具体的な懲戒事由として明確に明記し、その内容を徹底して周知しなければなりません。

「知らなかった」という言い訳を許さない管理体制の構築こそが、法的リスクを回避する最も重要な第一歩となります。

2. 信頼のための透明な対話（トラブルの事前回避）

規則による予防策を講じた上で、次に不可欠なのが「信頼」の構築です。

従業員が「トラブルの芽」となる疑問や不安を抱え込まず、事前に安心して相談できる関係性を構築することが重要です。

このため、企業は透明性のある相談窓口を設置し、軽微な違反に対しては直ちに懲戒ではなく指導を優先します。

ただし、指導の際は、後の「懲戒の相当性」を法的に担保するため、初期の注意や指導を行った日時と内容の記録を必ず残すことが実務上の鉄則となります。

懲戒リスクの正しい管理こそが安心への道

懲戒権の行使はあくまで最終手段です。

企業は、懲戒処分を「行うこと」ではなく、「懲戒処分が無効とならないよう正しく管理すること」に責任を負います。

「規則の厳格な運用」と「従業員への真摯な対話」という二つの柱を確立することで、企業はダブルワーク社員を安心・安全に、そして最大限に活用できる強固な管理体制を確立できます。

これが、優秀な人材を失うことなく、企業の持続的な成長を可能にする唯一の方法です。

次回予告｜スキマバイト（スポットワーク）に潜む労務管理のリスク

スポットワーカーとの間で特に発生率の高い「仕事内容が求人情報と異なる」トラブルと、「業務に関して十分な指示や教育がない」という問題を取り上げます。

これらのトラブルは、ワーカーの定着を阻む大きな要因です。募集段階での業務の言語化、および短時間でも効果的なOJTの実施が鍵となります。

次回は、これら具体的なトラブル事例と、その根本原因を解消するための実効性のある対策を詳しく解説します。

最後までお読みいただきありがとうございました。ご相談の際は、以下よりお気軽にお問い合わせください。☟

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